El primer paso consiste en determinar qué resultados se desean obtener al aplicar un programa de mejora. Normalmente, estos programas están vinculados a un objetivo específico de la organización que puede afectar a un determinado empleado, unidad, departamento o incluso a la totalidad de la organización.
Es importante tener este primer punto en cuenta a la hora de realizar el análisis de necesidades de capacitación, ya que todo irá en relación con el objetivo y los resultados deseados. Por ejemplo: si se desea saber que se está mejorando la relación con clientes, los resultados deseados se sabrán gracias al grado de satisfacción de los mismos.

Hay diversas formas de trabajar y de organizarse para conseguir los resultados deseados, dependiendo de diversos factores. Aqui, se enfatisa en los empleados, siendo cada uno de ellos único y destacando en diversos campos.
Conocer bien a los empleados es vital para poder asignarles tareas y responsabilidades de la forma más eficiente que ayuden a conseguir los resultados deseados. Recabar información sobre ellos y sus competencias se puede hacer mediante entrevistas, sesiones en grupo, encuestas, etc.
Independientemente del método de recolección de información, los datos recopilados deben permitir comprender cuan importante es cada competencia para alcanzar los objetivos marcados.
Un ejemplo de escala de calificación para evaluar la importancia de una competencia es:
¿Qué tan importante es para un buen desempeño laboral? A. En absoluto; B. Un poco; C. Algo; D. Considerable; E. Extremadamente.
Un correcto conocimiento de los empleados y de su asignación junto a una correcta motivación ayuda en gran medida a alcanzar los resultados deseados en un análisis de necesidades de capacitación.

Este punto guarda una estrecha relación con el anterior, ya que a la hora de conocer a los empleados y sus habilidades se observará que existen competencias que no se pueden mejorar o que resultan demasiado costosas en términos de tiempo y recursos.
Una vez establecidas las competencias clave del punto anterior, la organización debe saber qué competencias clave se encuentran cubiertas por sus empleados, qué competencias se pueden mejorar fácilmente a través de programas de aprendizaje y qué competencias no se cubren, dando lugar a la posibilidad de tener que contratar a personas expertas en dicha competencia carente. Anteriormente, ya hemos explicado Competencias y habilidades esenciales de un auditor de calidad.

Al conocer las competencias necesarias para alcanzar los resultados deseados, la organización debe saber cuáles de sus empleados las poseen y, para ello, se emplean evaluaciones o tests.
Se suelen emplear encuestas de evaluación del desempeño para evaluar comportamientos observables. Profesionales especializados realizan estas pruebas, o incluso las diseña, para luego poder analizar y puntuar los resultados.
Sin embargo, no todas las competencias se pueden observar y medir en estas encuestas. Algunas competencias y otros elementos, como la personalidad, se conocen a través de tests específicos y profesionales. Los especialistas pueden establecer escenarios en los que un empleado debe adoptar distintos roles dentro de la organización y observar cómo actúa en base a su personalidad y competencias. De esta forma, se puede conocer qué empleados encajan mejor en cada puesto según sus habilidades.

Cada organización debe estimar diferentes niveles de rendimiento asociados a cada competencia, de forma que se aplique una estandarización. Ésta varía según la organización, ya que cada una es diferente.
Es importante establecer esta estandarización para que la organización pueda saber cuántos de sus empleados rinden por encima de la media y cuántos no, pudiendo así planificar programas de aprendizaje y entrenamiento para aquellos que no llegan al nivel.

Este punto guarda una estrecha relación con el anterior, ya que a la hora de conocer a los empleados y sus habilidades se observará que existen competencias que no se pueden mejorar o que resultan demasiado costosas en términos de tiempo y recursos.
Una vez establecidas las competencias clave del punto anterior, la organización debe saber qué competencias clave se encuentran cubiertas por sus empleados, qué competencias se pueden mejorar fácilmente a través de programas de aprendizaje y qué competencias no se cubren, dando lugar a la posibilidad de tener que contratar a personas expertas en dicha competencia carente. Anteriormente, ya hemos explicado Competencias y habilidades esenciales de un auditor de calidad.

La organización debe estimar cuál es el mejor programa de entrenamiento y aprendizaje para su plantilla en un análisis de necesidades de capacitación. Existen diversas formas y metodologías para ello: en el trabajo, coaching, clases, online, libros, seminarios, etc.
Lo más importante de este punto consiste en encontrar una metodologías que esté bien estructurada e impartida, ya que es importante saber comunicar y enseñar de la forma más efectiva posible las competencias necesarias a los empleados.

En este punto se estudian los costes asociados a las metodologías de entrenamiento y aprendizaje empleados y todos los factores relacionados:
• Tiempo de entrenamiento y de aprendizaje requerido.
• Desarrollo del contenido del aprendizaje.
• Cómo se imparte el contenido del aprendizaje.
• Productividad que se pierde al emplear tiempo en atender al programa.
• Gastos en conceptos de viajes y desplazamientos.
Se debe tener en cuenta que dependiendo de la metodología escogida en el punto 7 se consigue un determinado grado de efectividad que podría ser el más adecuado pero es más caro, o es menos efectivo pero más barato. La organización debe pensar sobre esta situación y buscar un punto de equilibrio que consiga una buena efectividad y un coste razonable.

El último paso consiste en poder evaluar si el entrenamiento y aprendizaje empleado ha funcionado y si ha sido positivo. Se debe buscar que el resultado haya sido satisfactorio otorgando las competencias buscadas, que haya contribuido en los objetivos y resultados deseados y que los empleados hayan estado cómodos con el programa empleado.
Es importante que para los empleados el programa sea una experiencia positiva. De lo contrario, el programa en sí puede ser de buena calidad y ayude a alcanzar las competencias que se buscan pero la falta de motivación por parte de los empleados hará que sea algo contraproducente.